さすがにGTDと直接関わっているだけあって、役立つGTD情報が満載なんですが…英語だしちょっと読むのが困難、というネックもあります。

ということで、works4lifeのnomicoさんの元、GTDTIMES-TLS-JPというブログにて日本語化プロジェクトが進められています。

微力ながら僕も翻訳に携わっていますので、宣伝がてらにご紹介です

※以下、GTDTIMES TLS JPのサイトより、解説の抜粋を。

GTDTIMESとは？

デビッド・アレン・カンパニーが主催しているGTDTIMESは、GTDを世界に広めるべく、GTDに関係する記事を発行しています。そのメンバーには、GTDの創始者であるデビッド・アレンに近しい人間を始めとして、有名な様々なジャンルのメンバーが集まり、寄稿しています。GTDTIMESは、2008年3月から始まっています。

GTDTIMES-TLS-JPとは？

GTDTIMES-TLS-JPは、そのGTDTIMESの記事を日本語に翻訳することで、日本語のGTDユーザに、良質で最新の情報を提供することを主眼にしたサイトです。これにより、GTDへの興味や理解が一層深まることを、期待しています。

GTDにご興味がありましたら、是非、GTDTIMES、およびGTDTIMES-TLS-JPを覗いてみてください なお、The David Allen CompanyのサイトにもGTD情報は満載です。こちらは日本語訳ありませんが（笑）、併せて読むと理解が深まるはずです。

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机の上はいらないモノが95%―世界一シンプルな整理法

基本的にはモノの「捨て方」がメインですが、どことなくGTDとか超整理法に近い雰囲気も感じられます。なので、単に整理術を学ぼうという目的以外に、GTDと片づけをうまく連動させたい、などの目的にも役立つ1冊です。…ちなみに僕はGTD目的で購入してます。

※今日はマインドマップ無し、で。

片づけのポイント

端的にまとめると以下の６点。

• 作業場所となるコックピットを作る。
• 情報は管制塔プランナーで一元管理する。
• カテゴリ分けが困難なものを入れるためのベンディングトレーを作る
• 時間管理を身につける
• ルーティン化する。
• 定期点検する。

…まあ、どれもこれもどこかで聞いたような方法ではありますが（苦笑）。

机は広く！ゴミは外に！

まず最初にやるべきは作業場所である「コックピット」作り。ポイントの１つは広い机です。本書で提案している例はU字型に机を3個配置してその中心に座る、というもの。実作業をする場所、資料を置く場所…と使い分けながら作業をできるのがポイントです。

また、もう一つのポイントは「よく使うものは近くに、使わないものは部屋の外に」と整理すること。例えば3日に1回くらい使う資料が遠くの本棚に入っていたり、月に1回使うかどうか分からないものが机の目の前にあったり…これでは物探しで作業効率が落ちまくりです。

自分の作業ステップを見通して、よく使ったものを近くに置いておくのがポイントです。…これ、野口悠紀雄さんの押し出しファイル術（時系列で揃えるやつ）にも似てますね。

ルーティン化

GTDでいう所の週次レビュー的な部分。違うのは1週間ごとではなく「毎日」行うため、より細かくタスク管理をしていくことができます。もっとも週次レビューも「毎日やってもいい」ものらしいですし、「1週間に1度じゃ効率が悪い！」という方はこの本のルーティン化の部分を参考にしてレビューを組み直すのもありでしょう。

※ちなみに僕の場合、日次レビュー（軽めに）と週次レビュー（じっくりと）とを使い分けてます。

参考までに自分の応用例をくっつけて、レビュー項目を書いてみます。

• 1日の計画を立てる→Remember the milkのデータなどを参考に、マインドマップに走り書き
• プランを実行する→やるごとにタスクを消す。マインドマップの上に線を引いて「潰していく」感じが快感になれば最高。
• 1日のクロージング→Remeber the milk上でタスクを再整理。
• コックピットの片づけ→むしろ汚れるのはPCの中（汗）。Inboxフォルダ、作業フォルダ、アーカイブフォルダを整理。

普段はクロージングにあたる部分を週次レビューに回していたのですが、これだと直近タスクの整理だけで週次レビューの時間がかなりかかってしまうという弊害がありました。なので、試しに1，2週間くらいは1日の中でクロージングまでを行ってみようと思います。

おそらく1日の作業負荷は増えると思いますが、その分週次レビューで長期の見通しを立てたりしやすくなるかな、と期待。まあ、この辺は回しながら自己流アレンジするのがベストでしょう。

机の上はいらないモノが95%

リズ・ダベンポート
草思社 ( 2008-10-27 )
ISBN: 9784794216786
おすすめ度:

創造マラソンの中の人の本棚で詳細を見る

MediaMarker

他、物を捨てるためのフローチャートなども掲載されています。詳しくは中身を見て欲しいですが、自分でやってみたところ「いつか使うと思ってるだけでのゴミです、すぐ捨ててください！」みたいな部分に行き着く品が結構ありました…（これがタイトルの元にもなってそうですね）。言われてみればその通りだった気がします。。

物のムダも時間のムダも（肉体のムダも）シェイプアップしていきたいですね( ´ ・ ω ・ ｀ )

編集後記

RSSで講読してる方にはなんら変わりないことですが…創造マラソン、模様替えしました。色々詰め込みすぎてもしかするとちょっと重くなってるかもしれませんが、その辺り気軽にコメント入れてもらえると助かります…。

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1週間遅れくらいになりますが…GTD勉強会のレポート。

Works4Lifeのnomicoさんが主宰するGTD勉強会。最近ではゲスト講師をお呼びして、GTDの実践法を語ってもらう会となっているようです。今回のゲスト講師はLifehacking.jpの堀さん。

先日、デビッド・アレン氏が来日したときのインタビュー内容（gihyo.jpで連載）や名古屋で堀さんが行ったGTDセミナーの内容などを含めた、盛りだくさんのものとなりました。

※色々あって更新遅れてます、すみません。。

今回は主に、NextActionの作り方とそのこなし方についてメモ書きしておきます。

NextActionはどこまで分割するか？

おそらくGTDを初めて戸惑う一つがこの部分です。NextActionは、どこまで細かく分けるか。

例えば「取引先に催促メールを送る」といったタスクがあった場合に、「PCを起動する」とか「メーラーを起動する」といったものをリストに入れるか否か。率直に言ってしまえば、答えはNO。この場合のリストとしては、「メールを送る」こと、あるいは「メールの内容を考える」といった事が含まれていればとりあえずOKということです。

この基準は、「自分がその環境にいるだけで、自然に思い出せる事は書く必要がない」ということです。その環境がアフォーダンスを与えてくれる、という感覚。

例えば買い物リストの話がありましたが、「夕飯はカレーにする！」と決めていたら、にんじんやタマネギを買うのは当たり前。「○○を買う」というリストで項目をふくれあがらせるよりは、「カレーを作る材料を揃える」でOKということです。

イメージも大事

とは言っても反論はあるでしょう。「カレー作る」だけじゃ材料まで思い出せないよ、とか・・シーフードカレーだったら具財も全然違うじゃん、とか。

ただ、これはGTDそのものとは違ったものが原因です。あくまでタスクは「カレーを作る」。違うのは、その作りたいカレーがどれだけイメージできているかです。

カレーに限らず仕事のタスクでもそうですが、他人に言われてやったり、今までやったこともないようなものにいきなり取り組んだりする場合、詳細なイメージが湧きません。

こういった場合は、

• そもそもリストの項目を変える（カレー　ではなく　シーフードカレー　にするとか）
• タスクを細分化する（材料を切る、煮込む、とか、手順が明確になるように）
• マインドマップでも描く（とにかく、イメージを広げましょう）

などを行うことで、実行に移しやすくなるかと思います。

似て非なる？　GTDとやる気。

これも勘違いされることがあるのですが、「GTDをやれば全てのタスクがこなせる」わけではありません。タスクをやるのはあくまで自分自身。GTDはそのためのお手伝いツールです。

最後にして最大の問題は、「そのタスクをやるための、やる気がありますか？」というもの。これもGTDそのものとは別なところに原因が出てきます。

やる気を出す方法は人それぞれですが、例えばその一つが「タスクを細分化する」というもの。佐々木正悟さんの「マインドハックス勉強法」をご紹介したときにもちょっと触れましたが、「内容を細切れにして、詳細なイメージができるようにすることでやる気を出す」という効果が狙えます。

その他、報酬で釣ってみる、サボった時の罰を考えて強制的にやる、など様々ですが…これはあくまで人それぞれ。メンタルブロックを外しつつ、自分のやる気が出やすいようなやり方を模索する必要があるわけです。

しっかり時間をかけてやる気を出すなら、「脳が教える！1つの習慣」なんかもオススメですね。

要するに

タスク処理をしっかり回していくにはGTDだけでなく、その周りにもいくつか必要なものがある、ということ。堀さんの場合は7つの習慣や４HWW（4 hours work week）などを応用して回していらっしゃるようです。

編集後記

iMindMapのインタビューが掲載されました。ますます「マインドマップの人」イメージが強くなった予感。。。

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GTDの生みの親、デビッドアレン氏の来日に合わせてイベントが開催されました。幸運にも抽選に通ったようで、参加してきました！

司会と通訳は百式の田口元さん。「ストレスフリーの仕事術」の監訳でもおなじみですね。

なにはともあれ、マインドマップ。

特に印象深かったところをいくつか記しておきます。

「週次」レビューとは言うけれど

1週間ごとの棚卸しである「週次レビュー」ですが、場合によっては1週間でタスクがあんまり増えないこともあるし、逆に増えすぎて手に負えなくなっている事もあるかと思います。

デビッド・アレンさんも、「普段、仕事をしていてタスクがいっぱいになるのが1週間くらいだから」といった経験則的な理由でこの名前を付けたのであって、場合によっては3日ごととか、毎日やってることもあるようです。とりあえず、

ゴチャゴチャする前に、毎日でもいいから棚卸ししちゃったほうがいいかもしれません。

緊急事態に備えて

急なタスクが増えると慌ててしまって緊急事態になります。

…と、考えるのが普通ですが。

デビッドさんによれば、緊急時で慌てる＝余裕がないから。余裕があれば「緊急事態」と考えずに「好機」と考えることだってできるわけです。

事実は「起きた」ということだけ。ヤバイと考えるかラッキーと考えるかはその人次第、ってことです。

※先日紹介した「雨の日も、晴れ男」もそんなストーリーでした。

普段使ってるツール

マインドマップ（というかMindManager）を利用していらっしゃるようです。

一枚に強引にまとめるのではなく、MindManagerのマップ間リンク（ノードの先に別なマップを貼り付ける事のできる機能）を多用して、階層的に作って管理している、とのこと。iMindMapでもリンク機能はありますし、やってみたいところですね。

1. セントラルイメージを「人生」。ブランチにその構成要素（仕事 とか プライベート とか）
2. 「仕事」とか「プライベート」をセントラルイメージにして、プロジェクトをブランチ。
3. プロジェクトをセントラルイメージにして、NextActionをブランチ。

例えばこんな感じのイメージです。

大事なのは、必要に応じたサイズで俯瞰できるということ。

地球儀しか持っていないのも、市街図しか持っていないのも、どっちも不十分。Google マップみたいに自由に拡大縮小ができるのがポイントですね。

ほか、チームでのGTDに関してや教育との絡ませ方についてなど、会場からの質問で盛り上がってました。素晴らしいイベントを企画していただいた百式の田口さん、そして講師のデビッド・アレンさんに感謝です！

編集後記

さをん屋.comのやまもとさをんさんに似顔絵描いてもらいました。サイドバーに張り付けてますのでご覧下さい〜。

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GTD本の復習。最近、ストレスフリーとは言えないくらいのタスクを抱えていたので（苦笑）、読み返してみました。

最初のマップを描いたのが2006年6月6日。iMindMapのものと比べると…ずいぶん変わってきたものです（遠い目）。

週1日は空ける

ここ数週間の予定を見返してみると、「土日も含め、1日オフの日が消えていた」のが分かりました。そうすると、週次レビューの時間が十分にとれないという状況につながります。結果、次の週の予定がガタガタになり、タスクがたまり…そしてそれがさらに続く、という悪循環。

まあ、これではストレスフリーとはほど遠いですね。。

1日オフが難しくても、せめて半日オフ（4，5時間くらいまとめてとれるくらい）の余裕がないと、GTDをうまく回しきれない感じです。実際には1時間程度でレビューが終わるかもしれませんが、

• 1時間の枠で1時間レビュー
• 3時間の枠で1時間レビュー、余った2時間は自由に

という2者があったら、後者の方が安心してレビューに取り組めますし。5分刻みのキッチリとしたスケジュールが苦手な場合は、週次レビューにも少しザックリと時間をとっておいた方がよさそう（体験談 orz）。

ストレスフリーな生活を望むはずが、ストレスフルーな生活になっていた…なんていう最悪な事態は避けたいものです。

編集後記

久しぶりの朝マック。…「食べたい」という思い半分、「ネットつなぎたい」という思い半分ｗ

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泉正人さんの『「仕組み」仕事術』。本書で扱っている「仕組み」というのは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のことです。チームで作業をするときも、個人でルーチンワークをこなしているときも、役立つものとなります。

作業系の仕組み作り

「考える系」と「作業系」、大きく分けて2種類の仕事があります。この中で「作業系」（メール処理、経理、調理など）の効率を少しでも高めるために必要なものが「仕組み」というわけです。仕組み作りによる利点も色々ありますが、最も大きなものは「考える必要のないことに時間をとられずに済む」という点でしょう。

初めて出張するとき、「必要なものはなんだろう」と考える。そして2ヶ月後、忘れた頃にまた出張。さて、何が必要だったっけか…とまた考える。

例えばこんな時。自分なりの必要なものがあるはずだし、一回目は考える必要もあります。でも、二回目、三回目…と回数を重ねたときまで、考えるのは時間がちょっと無駄になります。この例で言えば、「チェックリスト」という仕組みによって時間を短縮できるわけですね。

タイムマネジメントとストレスフリー、両者につながる仕組み術です。

考える系の仕組み

本書では「作業系」について特化していますが、考える系についてもある程度は仕組みを作ることができます。いわゆる「フレームワーク」なんかがその例。考えることそのものを仕組み化するのは困難でも、考える方向性なら仕組みにできます。

• 論文から文献メモを作るときの着眼点
• 商品開発で気を付けるポイント
• アンケートを整理する時に必要な軸

など。広い意味ではこれもチェックリストと言えますし、一種の「仕組み」と考えるのもよさそうです。しっかりしたフレームワークを作り上げることで、他人の作業だけでなく、自分自身が行う作業も効率化されます。日常的に行っているタスクから2，3選んで、簡単な仕組み作りに取り組んでみると面白いかも。

ブログを書くための仕組みなんていうのも…あった方がいいんでしょうね…（to 自分）。

編集後記

日曜にSC講座が入ると、タスク整理の時間がそのまま後ろに倒れてきます。…やっぱり週に1日くらいは空きが欲しいですね（涙）。

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GTDというより、仕事術一般のお話になった気もしますが…みなさんのお役には立てたようなので、よしとしておきます。

先月の記録はこちら：GTD勉強会＠亀戸に参加しました。

タスクの量が多すぎる

一つ目の問題として挙げたのは、「タスクの量が多すぎてオーバーフローする」という状態。一日にやる量を増やしすぎると手が回らない、手が付けられる量だけやっていると〆切が過ぎてしまう…そんな状態になることは多々あります。

特に、GTDだとやりたい事を全て書き出しているため、それが起きやすいです。

こんな時の対処法（その場しのぎ的ですが）としては、「自分がやりたいこと」なのか、「自分がやらなければならないこと」なのかという2分類をしてみて、単に「やりたい」事については少し諦めてみる（＝タスクを減らす）、というものがあります。

たったこれだけの事ですが、「全部〆切が守れない」という最悪の事態を避けるためには有効です。本当は最初からタスクの量をうまく管理しておけばいいのですけど（汗）。

つい甘えが出てサボる

一番よくあるパターンが、「今日は気が乗らないから…」と、気づいたら1週間ぐらい先送りに…というもの。楽をしたいと思うのも当然なのですが、これが続いてしまうと仕事になりません。どうしても自分に甘えが出てしまう、というパターンですね。

その対処はどうするか…というと、やっぱり人に監視してもらうのが一番。例えばGoogleカレンダーやremember the milkでタスクを共有して、「今日はこれをやる！」と宣言してしまう。やらないと恥をかく雰囲気をつくることで、適度なプレッシャーをかけつつタスクに取りかかれます。

メンバーを捜したり、最初の準備がちょっと大変ですが、うまく回るようになれば一石二鳥の効果あり、です。

創造のタネ

「甘えが出てサボってしまう」ことへの対策には、大橋さんや佐々木さんの書籍を参考にしてみました。おそらく、色々頑張れば一人でもサボらずに続けられるのでしょうが、そこまでの意志の強さを作り上げるのが困難と言うことで、今回は一つの解決案としてタスク共有をしてみようという提案にいきついたわけです。

まだカレンダーその他を作る所までは行ってませんが、ここ1，2日くらいで準備して試してみたい所です。これで少しは作業効率あがってくれるかな〜…（苦笑）。「そろそろ本気で継続力をモノにする!」で紹介されていた「起－動線」なんかも合わせて興味あり、です。

編集後記

3連休の最終日。疲れが残ると明日以降に響きます…（汗

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Outlookに慣れているとソフトを変えるのも面倒になってしまうかもしれませんが…Thunderbirdならではの機能も色々とあるので、まずは一読してみてくださいませ。

元記事より：10の法則

1. オープンソースのアドオン

アドオン機能が非常に豊富。さすがにFirefoxには負けますが（笑）、署名機能のカスタマイズやスキン変更なども手軽にできます。自分ならではのメールソフトを作り上げる楽しみ、というのも味わえますね。

2. RSSリーダー

RSSリーダーとしても使えてしまいます。元記事の著者は70くらいのRSSフィードを登録しているようですが、普通に読み込めているようです。…前は10や20でも重くなった気がするんですが、いつのまにか改善されてたのかもしれません。

3. 未読フォルダの管理

未読アイテム、未読フォルダのみを表示させる機能があります。複数のアカウントを管理していても、どれが未読でどれが既読だか混ざらなくて便利。

…ですが、「Action」「Archive」「Waiting」形式（ITmedia Biz.IDの記事を参照）で普段からフォルダ管理をしているなら、受信箱もすっきりしているのでこれは不要かも？

4. ブラウザ機能（アドオン）

これはアドオンである「Thunderbrowse」を入れる必要がありますが、Thunderbird一つでWebサーフィンもできてしまいます。RSSリーダーとして使っていて、ちょっと元記事を見てみたい…なんて時に、わざわざFirefoxを立ち上げなくても見ることができます。あくまで臨時的な機能として使うのが賢明ですが。

5. Mozilla

Thunderbirdを管轄するのはMozillaの子会社になったので、この項目はちょっとずれますかね…。NPOであるMozillaによって開発が行われているわけですが、そこに集まってくる人々のネットワーク、その力には目を見張る物があります。…そんな場所で作られてるソフトなんだよ、ってことです。

6. 件名・送信者のクイックサーチ

さて、メーラーとしての機能に戻ります。

Thunderbirdの強みの一つは、その検索能力。FirefoxやGoogleツールバーなどでおなじみの検索窓がついており、素早くメールの検索をすることが可能。…検索そのものの速度も結構早いんですよね、これが。

7. エクスポート機能

メール、さらにはRSSのエクスポート＆インポート機能。メニューからワンクリックで行うこともできますし、アドオンを入れれば一発で全部バックアップすることも可能。便利ですね。

8. Usenet のサポート

Usenet、いわゆるニュースグループというか、MLのような感じでサポートがあります。

9. メールの並べ替え

メールを並べ替える際の項目がかなり多くあります。

• 日付
• ☆印（重要マーク）
• 受信日時
• 優先順位
• 送信者
• サイズ
• etc

10種類以上の項目で並べ替えができます。

10. 迷惑メールフィルタ

単なるフィルタリングではなく、学習機能付き。Gmailのようにユーザ間で相互に賢くなる仕組みではありませんが、迷惑メールか否かを次第に学習していくようになります。Aさんにとっては重要だけどBさんにとってはゴミ…みたいなメールもあると思いますが、ユーザごとにその傾向を学習してくれるわけですね。

創造のタネ

では＋α項目を。Thunderbirdでなくてもやってそうなことですが。

１１. 「迷惑」ではないメールも迷惑メールで処分

前述のように、Gmailと違って「学習するのはユーザごとに異なる」性質を持っています。Gmailでは、例えばメルマガを迷惑メールに入れると他のユーザに被害が出てしまう（メルマガ＝迷惑メールとGmail全体が学習してしまう）わけですが、Thunderbirdならそんなことはありません。よく分からないけど届いてしまうDMとか、迷惑メールにしてしまえばすっきりします。

また、以前にGmailのゴミ箱をバックアップに使うお話をちょっと書きましたが、それと同様のことを行うのも可能です。…ただし、自分のPCにバックアップをとってもあまり嬉しくないですが…。

12. タグが使える

Gmailの用にメールをタグで管理することができます。このタグ機能をうまく使って、ToDo管理やアイデアメモのような使い方をするのも可能。文章作成用のアカウントを作って、下書きフォルダにどんどんアイデアを書きためたりするのも手です。テキストエディタっぽく使っちゃおう、ってわけですね。

13. Gmailの設定が楽

細かいことですが…GmailをThunderbirdで受信する場合、アカウント作成の中で「Gmail」項目を選ぶと一発です。POPサーバの設定などは自動で済ませてくれるので、アカウントとパスワードだけ入れれば完成。

他、まだ考えたらありそうですが…とりあえずこの辺で。

編集後記

なんだかんだで帰宅時間は10時過ぎてました（汗）。今日こそ早く帰ろうorz

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ペアGTDの流れ

ペアを組んで、プロジェクトを分割する際に手詰まりになった所で質問を投げかけてあげる、というものです。あくまで「質問」によって相手から答えを引き出すのであって、アドバイスを与えてしまってはNG。物によっては「言いたい」「口を挟みたい」となりますが、そこはグッとこらえて。むしろ「他人事なんだし」と割り切れる意思が必要になります。

ちなみにこの作業、「目の前に相手がいる」というだけで「やらなきゃ」という気持ちが出てくるので、実は質問なんかしなくてもプロジェクトがしっかり分割できてしまう事は多々あります。実際、僕のペアはそうでした（苦笑）。一種の「ベア」プログラミング（クマ人形にプログラムの解説をするように話してみる事で、自分でミスが分かる。相手が人形だろうと人だろうと関係ない。）のような状況ですね。

GTD勉強会での内容は簡単にマインドマップ化しておいたので、貼っておきます。よろしかったらどうぞ〜。お話を聞きながら描いたにしてはまともな物になってるはず、です＾＾；

新しい出会い

また今回もいろんな方にお会いできました。マインドマップのインストラクターの方、「Brain and Mind Sports Brog」の方、etc。GTDができて、こうして人脈が広がっていって…二重においしい会となりました。

創造のタネ

伊藤さんともちょっとお話ししたのですが、マインドマップを使うようになって（僕の場合、特に伊藤さんとお会いしてから）かなり人の輪が広がったかな〜と思います。会ってみたいな、と思う人に次々会えてしまうという…。

実際、これは伊藤さんも同じだそうで、マインドマップが人を引きつけている所もあるようです。…セミナーで隣の人が20色のペン出してカラフルなマップ描いてたら気になりますもんね（笑）。

mixiグラフみたいに、人のつながりマインドマップでも描いたら面白いことが起こりそうです。…発散して止まらなくなりそうですが。

編集後記

今日から普通に大学生活。たまってる作業を一気に片づけますか〜orz

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ちなみに、僕が今こんな記事を読んでいると言うことは…（笑）。

14項目を簡単にまとめていきます。

1. 〆切に気を配る

最も重要、かつ手を抜いている人が多い項目。この部分を守れるだけでも大きく変わってきます。

2. プロジェクトリスト・〆切リストを持ち歩く

〆切を書き出して、何をいつまでにやるのか、いつでも確認できるようにしておく。

3. 正確な〆切について連絡しておく

あいまいな〆切（来週くらいまで、とか）ではなく、「○日の何時まで」と明確な〆切を指定。相手からしっかりと指定されなかったら、こちらから確認するくらいに。

4. 余裕を持って仕事する

そのプロジェクトがどのくらいで終わるのか見積もって、何かあったときでも余裕を持てる日程を組む。〆切を守りやすくなる、ということに加えて、早く終われば相手に喜んでもらえる、という利点も。

5. 明確なゴールを持つ

最終的な目的・ゴールを明確にして、意識を共有しておく。これを怠ると、余計な手直しが増えたりして時間が無駄にかかります。

6. プロジェクトを分解する

プロジェクトを行うに当たっては基本的な考え方。小さなステップに分割して、少しずつ行っていく。分割しても難しそうなら、さらに分割。無理せずできるサイズまで区切ること。

7. 「まず最初にやること」に注目。

プロジェクトの分割が終わったら、「次にやること」一つに集中して、他のことは一端忘れる。一個ずつ集中して片づけること。

8. 時間をしっかり確保しておく（余計な仕事を入れない）

この時間には作業をやる、というスケジュールをしっかりと組んでおく。こうしておかないと、次から次へと予定が入って予定を延期してしまい、最終的にスケジュールに追われることに。

9. それぞれの作業に日付を。

作業項目を細かく分けたら、それらの一つ一つに「いつまでに終わらせる」という日付を入れておくこと。どの項目は急ぐ必要があるか、どの項目は少し余裕を持って行えるか…ということを見渡す意味でも重要。

10. 常に（仲間や上司と）連絡を取り合う

一つ一つの細かいタスクが終わったら、常に連絡を取る。進捗状況を伝えることで、フィードバックが得られることも多々ある。間違った方向で作業をしていた場合には、早めに知ることで対処も楽に。

11. 約束しすぎない（詰め込まない）

〆切が守れなくなる一つの大きな原因は、予定の詰め込みすぎ。時間的に無理な仕事に対しては「No」と言うことも重要。

12. 失敗から学ぼう

〆切を守れなかった場合は、なぜそのような自体が起こってしまったのか、今後それを避けるにはどうしたらよいのか、ちょっと時間を取って考えてみる。

13. 遅くまで起きる

日程的に厳しい時は、その〆切が守れるくらいまで起きて作業をすることも重要。

14. 交渉。第二の〆切も決めておく。

（予定を詰め込みすぎて）どうやっても〆切を守れないときは、早めに連絡して次の〆切を決めてもらう。何も言わずに〆切を伸ばすよりはこの方がよい。

ただし、二度も〆切を守れなくなると信用問題に関わってくるので、その点は心して…。

創造のタネ

〆切を守るための手法…ですが、GTDにも共通する部分がいくつかあります。たとえば、スケジュールを一つにまとめて持ち歩くこと、プロジェクトは細かく分割すること、一つ一つのタスクに集中しながら作業を進めること、など。

一つ一つの作業に着目して確実にこなしていくこと、予定を無理に詰め込みすぎないこと…特にこの辺が重要でしょうかね。スケジュール管理をしっかり行っていないと、「まだ余裕がある」と考えて新しい仕事を入れてしまって、気づいたら許容量をオーバーしていた…なんていうことも充分ありますので、ご注意を（苦笑）。

まずはタスクを一通り書き出すことから初めてみるとよいかも（と、GTDを進めてみます）。

編集後記

冒頭でちょっと触れましたが…スケジュールはなんとか守れそうな予感です（苦笑）。ちょっと疲れはたまりますがorz

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前回と同じように、ルノアールの会議室をお借りしてGTD研究会を実施。納涼船で一緒だったメンバーや伊藤さんも参加していたので、だいぶ見知ったメンバーが増えた感じでした。

今回は主に、「GTD+R」という手法について。

これは、eXtreme Gadgetさんの所で詳しく紹介されています。簡単に言えば、RHODIAを使ってToDoタスクを管理するGTD手法、です。…と、この一行で説明できるほど簡単な物でもありません。

ゲーム性を持たせて、できるだけ普段から続けられるようにすること。ちょっとした工夫で、ツールの携帯性が向上していたり、見栄えがよくなっていたりすること。さらに工夫をする余地を残して、自分なりにGTD+Rを発展できること。

利点を書けばこんな感じで色々出てきます。今まではRemember The MilkだけでGTD管理を行ってきましたが、少しまたアナログの良さを味わいながら行えるように方向転換してみようかな、と考えてます。

なお、eXtreme Gadgetのサイトには、GTD+Rのために必要なツール以外に、やり方のマニュアル等もすべてPDFで（CCライセンス付きで）配布されています。興味のある方はぜひ！

創造のタネ

話はGTDから少しそれます。

研究会の中で、オタキング（岡田さん）による4つのタイプ分析（軍人、学者、王様、職人）の話題も出てきました（「人生の取り扱い説明書」より）。

なんとなく自分がどのタイプかは分かった気がするのですが、以前に行ったキャリアアンカーよりも自分を理解しやすかった感じです。あまり堅苦しく行わなかったためか、他人から「○○タイプだよね（あえて伏せます）」と言われる事で受け入れやすかったためかは分かりませんが…。

一つ確実に言えるのは、「GTDにしろ何にしろ、タイプ分析に見合った手法を取り入れるとうまくいきやすい（＝自分と合わないタイプの手法を取り入れると破綻しやすい）」ということ。

「この手法は使える！」と思っても、いくら他人が賞賛していても、結局は自分に合うか合わないか判断しないで鵜呑みにしてしまっては破綻します。今回のGTD+Rにしても、そのままの手法が合う人、オンラインツールと組み合わせる方がいい人、そもそもGTD以外の方法を取った方が楽な人、様々です。

まずは自分を（完璧とは言わずとも、ある程度は）知っておくと、効率よく使えるスキルが身についてくるのかもしれませんね〜。

編集後記

岩手も昼間は暑いです…夜は涼しくて動きやすいですが。

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GTDｘマインドマップ

Biz.IDで行ったものと最大の違いは、マインドマップを積極的に使って収集したということ。マインドマップ講座の受講生も複数人参加していて、マインドマップのよい練習機会になったかもしれません。

ちなみに、夜の2時間程度では収集作業が終わるはずもなく（前回もそうでしたし）、途中でいったん打ち切り。その後、仕分け作業のやり方を解説し、ツール紹介（ロディア、Check*Pad、Remember the Milk、Google カレンダー、などなど）をして終了。

次回は二週間後。このときに週次レビューなどを実施する予定です。…僕の参加できなかったBiz.IDの第二回GTD研究会にとっても近い流れです。

チームGTD

みなさんが必死で収集作業をしている際、裏で（堂々と声が聞こえるくらいに）やっていたのは、チームでのGTD研究。

GTDで特に時間がかかったり苦労したりするのが、プロジェクトをアクションリストへと落とし込む作業。これを逃げてしまうとプロジェクトがたまる一方になります（汗）。

そこで考え出されたのが、チームでGTDする事。やることは単純で、プロジェクトを分解しきれなくなったときにコーチングを行う事です。

プロジェクトでの目指すゴール、今の段階で足りないものの再確認、ステップを分解しつつ、「これでOKですか？」という確認…すべて質問形式で、相手の中から答えを引き出す事を目的に行います。これを何度か経験すると、だんだんにはセルフコーチングが行えるようになり、自分のGTD効率も上がって一石二鳥となります。

GTDｘコーチング、なんて組み合わせは見たことなかったので、ちょっと今後が楽しみです。

創造のタネ

GTDはその根幹部分の考え方さえ理解していれば、実施方法やツールなどは個々人にあったもの、使いやすいツールを選ぶ事ができます。例えば僕の場合は8割方Remember The Milkに頼っています。Check*Padでもいいんですが、オフライン対応したこともあってこちらを利用中です。こうしたツールを紹介し合ったりするのも、一つの楽しみと言えます。

GTDを行うツール選びで重要な点は、「いつでも使える」という事。例えばA5サイズの手帳なんかになると、ちょっとお昼を食べに…という時はついつい手元から離れている事があります。そういった意味では、携帯電話やPDA、ロディアくらいの大きさまでにしたほうが無難と言えますね。

さて、チームGTDですが、コーチングをする以外にもう一つの利点があります。それは、みんなでやるのでサボれない事。一人で、特に自分の部屋でやったりすると、途中で飽きて投げ出すことも簡単にできてしまいますが…一緒にやろうという仲間がいると、さすがにマジメにやれます。勉強会に関しても、同様の特徴がありそうです。

編集後記

mindmap.jpの伊藤さんにお会いしました。「会うたびに成長している」という嬉しい褒め言葉の一方で、「絵は・・・」という厳しいコメントも（苦笑）。

大事なお知らせ

どうも昨夜あたりから両腕の調子が変です…もしかすると腱鞘炎状態、かも…。場合によっては少しブログのペース落とすかもしれません。…まずは一晩様子見（この記事を書いたのは夜です）。

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伊藤さんをはじめ、GTDでの収集過程にマインドマップを使っている方がいらっしゃいました。逆に、日々のToDo管理ではCheck*Padのようなツールを駆使している雰囲気でした。マインドマップの特性をうまく活かし、他のツールと組み合わせるという感じが強かったです。

ちなみに自分はというと、収集過程にも使いますが、一度出し切ったものを整理する過程や、1週間のタスク整理なんかにも用いています。もっとも、どれがベストかはまだ実験段階なので…面白そうな使い方、効果的な使い方…あるいは、非効率的な使い方（汗）があったら、順次紹介できたらと思います。

GTD言葉遊び

タイトルにある「ガッツリ　取り替えるよ　電池！」は、GTDという頭文字（？）からの造語です。…で、せっかくなので自分でも考えてみたところ…

なんて思いつきましたが、いかがでしょう…（収集過程のイメージです）。

創造のタネ

タスク管理にマインドマップを使っていく方法も、なかなか便利です。管理そのものが効率的と言うよりは、枝上に記載したタスクを、一個ずつ線で消していくのがストレス解消になるという感じが強いですが。
GTDとmindmap、効果的なツールをいかに組み合わせていくか…今後もこのような集まりは企画されていくようなので、期待していきたいと思います。

自分なりのGTDハックも、うまく共有できるようにしていきたいですね。あとは、ツールにおぼれすぎず、手段と目的を取り違えないように気を付けて進めていきたいです。

編集後記

無事にサイエンスコミュニケータの講座が受講決定しました。夏も色々と忙しくなりそうですが、一つ一つ頑張ってこなしていきたいと思います。

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If you’re like most writers, you procrastinate. You have a hard time getting started writing, unless you’re seized by a burst of inspiration. Instead, you might do some “research” online, fiddle with your to-do list, or work on a number of other tasks instead of doing the writing you need to do.

出だしからきついこと言われてます（汗）。頭の中に何かが降りて来ない限り、「書く」という作業は先延ばしになりがち。そしてその代わりに「調査（という名のネットサーフィン？）」やら、ToDoリストいじりやら…書かずに済むような作業を行ってしまう、と（汗）。

If you’re having trouble getting your writing done, try creating a morning writing ritual.

そんな状況を打破するために、GTDならぬGWD（Getting Writing Done：勝手に名付けました）という事について、朝に書くことを習慣づけてしまおう、と提唱されてます。

朝にやる５つの理由

まず、なぜ朝に書くといいのか、その理由について５つ。

1.それが最も重要だから

最も重要な、あるいは少なくとも、最も重要なタスクの一つに、「書く」タスクが入ってきます。だったら先延ばししないで、さっさと実行してしまいなさい！…ということ。

2.あとで大変なことになる

昼下がり、あるいは夕方くらいまで延ばしてしまうと、そのうちに他のタスクが割り込んできて、その日のうちに終わらなくなって、次の日に延ばして……悪循環

3.それが平和だから

朝はもっとも静かでいい時間（子供も起きてこない、周りもうるさくない、電話も鳴らない、etc.）。そんな素晴らしい環境を利用してやってしまいましょう、ということです。

4.あとから楽になるから

最初に面倒なタスクを終わらせてしまうことで、その日の残りは気楽に過ごせる。まあ、確かにそうですね。

5.規則化する事でやりやすくなる

まあ、これは朝に限らず、昼でも夜中でもいいんでしょうけど（笑）、規則化することでやりやすくなる、ということ。今日は朝やった、明日は夜中、昨日は昼間…こんなバラバラなやり方だと、生産性は落ちます（カオス化してくるのを楽しむ人もいますが）。

朝、書けるようにする8つの方法

では、朝書けるような習慣づけはどうやって行うか。人それぞれ違いはありますが、この記事の著者は8つのポイントを掲げています。

1.前日の夜に準備

前の日のうちに（＝頭が冴えてるとき）に準備をしておくと、朝になってから（＝頭が目覚めきってないときに）準備をするよりもスムーズに事が運びます。だいたい以下のような事を念頭に置いて準備すると吉。

• ツールの準備（Google Docsとか）
• 気を散らせる物を排除する（なんかこの前の話に似てるな）
• 飲み物の準備（コーヒーとか紅茶とか、好きな物）
• 他、必要そうな物（何を書くのか、下調べ、etc）

2.時間を決めよう

「○時になったら絶対始める」という時間設定をしておくこと。人によって起床時間や起きてからの動きは色々あるでしょうが、自分が作業開始する時間はしっかり固定（＝カオス化しないように、きっちり習慣化）。

3.まずはコーヒー飲もう

コーヒーに限らず、軽い朝食（トーストとか）をとっておく。こうすることで、習慣化する内容そのものが楽しくなります。「今日も起きよう！（そしておいしい朝食を食べよう！）」と、元気よく起きれるように。

4.メールとかRSSチェックは禁止！

こんな事するのは最大の間違い。「10分だけ・・・」とか思っても、気づいたら1時間…なんて、時間のムダ。まずは書き上げてから、最低でも1時間くらいは書いてから、メールなりRSSチェックなりに移りましょう。これも色んな所で言われてるTipsですよね〜。

5.邪魔な物はとにかくどかす

前日の夜にどかしているはずですが、場合によってはコンピュータなんかも邪魔になることがあります（目に入ると気になります）。Eメールチェッカーを切ったり、電話の電源を落としたり。やるべき作業に集中できる環境を作ろうってことですね。

6.書きなさい。

コーヒー飲んで、片づけもした。じゃあ、書こう！できればタイマーをセットして（30分とか1時間で）、その時間に書き上がるように頑張ってみると、結構はかどります（この記事を書いてるときも、横でタイマー動いてます…あと19分 ）。

時間を切るコツとしては、30分書いて10分休憩（席を外して伸びをしたりとか）という30-10をワンセットに。もちろん、人によっては45-10でも60-10でもいいんでしょうが…あんまり伸ばしすぎると集中力が持たなくなりますよ

7.終わったら自分にご褒美を！

ミもフタもない言い方をするなら、目の前にニンジンをぶら下げろって事です。 「これが終われば○○が得られる！」そんな気持ちがあれば、やる気も出ますよね。

8.実践あるのみ

Practice.（練習、じゃないです）。 一朝一夕で身につくような習慣ではありません。地道に続けて、2週間（fortnight..この単語知らなかったorz）程度続けると、次第に慣れてきます。そして次第に、スムーズに物事が運ぶようになってくる…もっと順調に書けるようになる…楽しくなる…やる気が出る…と、好循環が待ってるわけですね！

以上、GWDを行う理由と方法、まとめてみました。先延ばしにしないで、朝のうちに面倒な作業を片づける。これでその日はHappyに。生産的な、そして楽しい作業にしていきましょう！

編集後記

今回は「朝＝書き物」という時間設定でのお話でしたが、他にも「昼間＝？？」「夕方＝？？」など、タスクの重要度を考えながら適切な時間配分を考えて行けたらいいですね

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• 手帳シーズンです。 (1)
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ということで、いまさら感もあるのですが…自分なりにちょっと改良してみたところもあるので、今日はこの記事を。記事そのものの翻訳は他力本願として（ぉぃ）、GTDの手法＆自己流の改良点をメインに触れてみます。

少々長くなりますが、お付き合い下さい。

GTDの流れをざっと復習

GTD(Getting Things Done）。タイムマネジメントやTipsの様な仕事術ではなく、「頭を問題解決に集中して使えるようにするための大きな枠組み」くらいにとらえてみるといいかもしれません。

GTDで行うことを大雑把に見渡してみると、こんな感じ。

１．収集

まずはここが重要。頭の中にある「やらなければいけないこと」「やりたいこと（夢、なんかも含めて）」を、ひたすら紙に書き出します。この段階ではカテゴリー分けなど考えないで、とにかく頭を揺さぶって、タスクリストを全て紙に出す勢いで。

特に、初めてやるときや途中でサボったりしたときなんかは、ここに2，3時間くらいかけてみるのが効果的です。つい忘れていたこと（でも、頭のどこかでは覚えようと頑張っていたこと）なんかがすべて書き出されると、かなり頭が軽くなります。

「もう何も出てこない！」と思って、さらに15分くらい何も出てこなくなるくらいまで、頑張るのが吉。…時間はかかりますけど、効果はあります。

２．仕分け

タスクを書き出して一息したら、次はそれぞれを分類していきます。ここでは詳細を省きますが（詳しくはITmedia.BizIDの連載などを参照）、この辺からGoogleノートブックの出番です。

３．レビュー

最低でも週に一回、物によっては毎日、タスクリストを見直します。この作業があるからこそ、常にタスクを参照する機会ができ、頭の中に余計なものを記憶しないで済むわけですね。

レビューを行うときは、新たに発生したタスクの洗い出し・分類作業も行います。とにかく週に一回のレビュー（週次レビュー）を行って、頭の中にタスクリストを残さないようにすることが肝心です。

工夫してみた点

さて、それではGoogleノートブックをどのように使うか、ですが…自分ではこんな風にしてみました。

GTDにおける分類、InboxやNextActionといったものをそれぞれ1冊のノートブックとして作成することで、カテゴライズを容易にするわけです。特にProjectsに関しては、セクション分け機能を使うことでタスク分割が見やすくなります。

今回の区分では、DailyやらDoneやら、あまり見ないようなものも入れてあります。

Daily

Dailyは習慣的に行えるようにしたいもの（早起きとか、ジム通いとか）を入れておくもの。自分の体に染みついてきた頃を見計らって、タスクをゴミ箱に突っ込みます。3週間くらいで染みついてくれるんでしょうかね〜…。

Done

Doneは特にプロジェクト関係のものについて、タスクが一個終わるごとに放り込んでおく場所。これは、プロジェクトが最後まで終わったとき、レポート作成なり反省なりを行う際、（役に立つ、立たないを問わず）行ったタスクリストが残っている方が助かるため、です。

以前に読んだ畑村さんの「技術の伝え方」にも書かれていたことですが、技術や知識の伝達においては「図面（＝最終的な完成図）」ではなく「裏図面（＝試行錯誤の過程などをできる限り残したもの）」」を伝える事が重要です。一連のタスクリストが（試行錯誤を含めて）残っていることで、このような暗黙知も記録しやすくなると思ってます。

最後に

以上、ざっとGoogleノートブックによるGTDを流してみました。別にGoogleノートブックにとらわれずとも、「自分が使いやすいと思うツールで行う」ならばそれが最適です。ツールの使い方に振り回されるのは逆効果になってしまうので…。。

今まで使ったことがあるツールを見直してみると…GmailとかThunderbird2.0（タグでメールを区分）、Scrapbook（Firefox用）や紙copiのようなスクラップ作成ソフトも応用できそうです。TAGるメモ、XTMemoあたりも使えるとは思いますが、Webとの連携という観点ではちょっと弱い…かな。

参考までに…自分がGoogleノートブックに移行した理由は、

• Googleカレンダーとの連携
• InboxやReferenceの共有機能
• Google Docsとの連携（印刷＆文章編集の容易さ）
• ブラウザ上＝Web情報をInboxやReferenceに入れやすい

などです。ちょっと改良してみたり、色々試してみて、自分なりのGTDを見つけられたらいいですね

最後におまけ：GTD本を2冊ほど。

編集後記

ほんのちょっとだけCSS追記して、H3タグに加えてH4タグを登場させました。他、少し隙間を広く。見やすくなったかな〜。

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